文档控制员在建筑项目中究竟做什么？

在快节奏的建筑世界中，每张图纸、报告和信件都具有重要意义，文档控制员成为项目文档和沟通的核心。

但这个角色究竟涉及哪些方面？许多人仍然低估了文档控制的重要性，常常将其视为只是“归档文件”。实际上，它是一项战略性和合规性至关重要的职能，直接影响项目质量、进度和风险。

文档控制员的核心职责

文件组织和分发 我们管理所有技术和管理文档 – 从施工 图、RFI和方法说明到每日报告、检查请求和会议记录。

版本和访问控制 想象一下，在现场使用过时的图纸，一个错误就可能浪费时间和金钱。因此，我们确保严格的版本控制，并仅限授权人员访问。

合规性和质量保证 我们确保提交给顾问、客户或当局的每份文件都符合质量标准、项目规格和安全法规。

为现场团队和工程师提供支持 从帮助工程师找到正确的图纸，到为现场团队提供最新修订版本，始终在幕后为您提供支持，提升工作效率，避免混乱。

平台和系统管理 当今大多数项目依赖于Aconex、SharePoint、Procore或内部DMS等数字平台。管理、培训并支持这些平台的使用，以确保一致性和透明度。

为什么文档控制比以往任何时候都重要

随着项目复杂性、监管要求和利益相关者参与度的增加，文档控制不善可能导致：

代价高昂的延误

不合规问题

数据丢失

或批准问题

跨部门沟通不畅

管理良好的文档控制系统带来清晰度、可追溯性和问责制，确保项目成功。所有这些都是项目成功的关键。

（一）

如果您是承包商（Document Controler）DC，在项目开始时会收到以下文件：

1）业主或顾问出具的正式信函，说明您的报价已被接受，项目将授予贵司的合同文件，如合同 – 归属订单 – 预付款保函 

所有这些都是与项目相关的合同文件

2）技术文档，

如IFC图纸、规格书

3）项目时间表或所谓的时间表

4）工程量清单 – BOQ

5）供应商列表，这是供应商列表

6）项目质量计划和职业健康安全计划

DC将作为文档协调者在项目开始时，从收到数据并作为文档编辑器开始，聪明地调整和准备项目的日志，按照PM规定的分发矩阵，将有关文件正确地以电子邮件形式发给正确的人。

（二）

BOQ = 工程量清单

它是工程和建筑项目中使用的详细文件，显示实施项目所需的材料和元件的数量和规格。它准备估算成本、促进招标并确保合同的透明度。

以及一份财务技术文件，其中包含将在项目中实施的所有项目，并解释每个项目的描述、单位、价格和所需数量。

它是合同领域最重要的文件之一。

为什么他这么重要？听着！

首先，因为通过它完成了项目中所有实施元素的完整清单

其次，您可以根据 BOQ 为所有商品定价

第三，您可以通过它计算和评估项目的完成率

第四，它有助于监控项目成本和预算

第五，业务跟进的便利性

BOQ都属于公司技术部分工程师使用。

但作为DC：

必须确保它写得清晰正确；

必须确保BOQ中提到的项目与建筑或执行图纸相匹配；

简而言之，

BOQ 是项目的财务和技术参考，没有它，您将无法继续随机工作，并且无法准确跟踪实施。

您将不会了解项目如何进行，这对每个DC来说都是最重要的

（三）重要缩写

NCR=不合格报告：不符合项报告。

RFI= 检查请求：请求接收作品。

RFI = 信息请求：要求顾问提供不明确的信息

RFA=请求批准：批准材料或供应商。

CPR = 浇注请求：在确保顾问收到工程后提交浇筑混凝土的请求。

CDR =承包商每日报告：承包商向顾问提交的现场移动情况的每日报告。

SWI= 现场工作说明：从顾问到承包商的现场工作指导

CVR = 确认口头报告：确认顾问和承包商在现场达成的任何口头决定。

MS = 材料提交：请求提交材料或样品。

IR = 检查请求：向顾问请求业务检查

PO= 采购订单：采购订单。

PQP = 项目质量计划：项目质量计划

IFB = 招标：业主或顾问向承包商提交的投标邀请

RFP = 询价：业主或承包商向供应商提交的报价请求

T.Q =技术测验：承包商向顾问提交了解决合同文件中的矛盾。

WIR= 工作检查请求：要求接收承包商提交给顾问交付的工程。

MOS = 工法声明：它由承包商提交给顾问，以阐明实施特定项目或测试的方法。

SIN= 现场检查通知：顾问向承包商提供的关于现场错误的注释。

IFC图纸 = 为施工图发布：它们是附加到最终结构设计上的项目详图板，用于显示技术信息，承包商也用于施工图和计算工程量的工作。

SIR = 土壤调查报告：产生承载力的土壤检查报告或探测报告

FFL= 精加工地板标高：在陶瓷或大理石饰面的情况下，建筑物的饰面水平通常比SSL级别高10厘米。

SI= 现场指示：为承包商提供现场指示，以提醒特定工作或要求特定工作

LOA=中标信：将招标授予承包商后给承包商的工作信。

BOQ = 工程量清单：工程量和价格清单。

M&O= 手册和作业：提供给项目的任何装置或设备的目录和作说明，由承包商和供应商在项目交付阶段交付，以备不时之需，并附有装置和设备的保修证书。

T&C = 测试和调试：项目交付时的试运行期。

EHS= 环境健康安全：安保、环境和安全。

MAS= 材料 Aprroval Sheet：承包商提交批准其样品或任何材料的申请的形式。

TOC= 完成时间：确定项目的结束时间。

工作开始通知：营业开始通知。由承包商在开始实施任何新项目之前提交给顾问以获得许可。

日志

IR = 检查请求 ：承包商向顾问提交的交付文件表明所需的工作已经完成，要求顾问检查或接收作品。

（四）什么是Shop Drawing？

先解释一件简单的事情

IFC：顾问发给承包商作为建设用图，但没有与安装或制造等工作的执行相关的确切细节。作为承包商，您有一个称为技术的团队。在IFC基础上工作，用它制作一张Shop Drawing。这些图纸在实施中具有准确的细节，具有真实的尺寸和与实际现场条件相对应的内容。

Shop Drawing是一份关于建筑物准确实施的详细图纸。

作为DC的任务是审查这些图纸，是否真的表明了对它的相同描述，并审查所有 图纸是否被最新的Rev 覆盖。同时不要忘记准备好附件的pdf和CAD的dwg 版本，因为顾问要查看它并审查它是否真的相同。

为什么我们提供Shop Drawing？

首先要准确执行，因为它们是我们所说具有精确细节的绘制。

其次，因为我们需要顾问的批准，所以据说它已经执行，所以我们必须在执行之前提交这些图纸，而不是相反。

此外，如果没有施工图，您可能会做错或使用错误的材料。

此外，制作施工图还促进了电力、机械和建筑等部门之间的协调。

（五）NCR

NCR 是Non-Conformance Report的缩写，即不合格报告。

顾问负责质量控制以及您作为承包商对计划和规范的承诺。

签发NCR的原因：

1）使用未经批准的材料。

2）以与计划相反的方式开展工作。

3）未能遵守正确的工作顺序。

4）没有必要的检查或测试。

5）影响安全或质量的实施。

当收到NCR后：

1）您需要了解原因： 阅读注释并检查缺陷。

2）准备纠正措施：

您是否重新执行工作？

您是否提供理由和报告证明这项工作是合理的？

3）或者您建议一种解决方法？

响应将提交给顾问进行审查和批准。

获得批准后，NCR将关闭。

作为文档协调员（DC）非常重要

将NCR通知质量工程师、项目经理和技术经理，因为这会影响项目计划，或者顾问可能已经写了具体的回复日期，如果没有回复，则摘录将被扣除。